FLM Media Insights

Am 11.07.2024 findet bei uns im Medialen Haus 2.0 eine Veranstaltung zum Thema Videokonferenzen, Multikamera-Systeme und Sprachverständlichkeit in Konferenzen statt.

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In den letzten Jahren hat die Bedeutung von New Work und Hybrid Work stark zugenommen, insbesondere durch die pandemiebedingten Veränderungen in der Arbeitswelt. New Work, das innovative Arbeitsmodelle und flexible Arbeitszeiten umfasst, und Hybrid Work, bei dem sowohl vor Ort als auch remote gearbeitet wird, haben die Anforderungen an Organisation und Zusammenarbeit in Unternehmen grundlegend verändert. Diese neuen Arbeitsmodelle erfordern jedoch nicht nur organisatorische Anpassungen, sondern bringen auch erhebliche technische Herausforderungen mit sich.

In diesem Zuge ist auch die Implementierung einer zuverlässigen AV/IT-Infrastruktur ein Erfolgsfaktor, um eine nahtlose und effektive Kommunikation zu gewährleisten. In vielen Organisationen ist es mittlerweile üblich, dass in nahezu jeder Besprechung mindestens ein Teilnehmer remote zugeschaltet wird. Dies zeigt den Bedarf nach leistungsfähiger Konferenz- und Kommunikationstechnologie, die sowohl vor Ort als auch virtuell ein qualitativ hochwertiges Erlebnis bietet. Technologische Innovationen wie Multikamera-Systeme und fortschrittliche Audiolösungen spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es, den gesamten Konferenzraum optimal abzudecken und sowohl Bild als auch Ton möglichst natürlich und in höchster Qualität zu übertragen.

Die richtige Technologie sorgt dafür, dass auch spontane Änderungen, wie das kurzfristige Hinzukommen eines remote Teilnehmers, problemlos integriert werden können. Dadurch wird die Flexibilität erhöht und die Effizienz von Meetings gesteigert. Unternehmen, die auf diese neuen Arbeitsmodelle setzen, müssen sicherstellen, dass ihre technische Infrastruktur diesen Anforderungen gewachsen ist und kontinuierlich weiterentwickelt wird, um den sich ständig ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden.

1. Die Evolution von Videokonferenzen

Die Entwicklung von Videokonferenztechnologien hat in den letzten Jahrzehnten einen bemerkenswerten Wandel durchlaufen. Während Konferenzlösungen preislich deutlich attraktiver geworden sind, hat sich auch die AV-Technik und die Übertragungsqualität deutlich verbessert.

Mit der rasanten Entwicklung der Informationstechnologie und der zunehmenden Verbreitung hoher Bandbreiten haben sich die Möglichkeiten und die Qualität von Videokonferenzen erheblich verbessert. Hohe Auflösungen, schnelle Internetverbindungen und fortschrittliche Audio-Technologien haben dazu beigetragen, dass virtuelle Meetings heute immer realer wirken.

Der durch COVID-19 ausgelöste Wandel hin zu Hybrid- und Remote-Arbeit hat diese Entwicklungen noch weiter beschleunigt. Unternehmen mussten schnell auf die veränderten Bedingungen reagieren und in leistungsfähige Videokonferenzsysteme investieren. Die spontane Teilnahme an Meetings, sei es aus dem Büro oder von zu Hause aus, wurde zur neuen Norm. Dies erforderte nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch ein Umdenken in Bezug auf die Organisation und Durchführung von Meetings.

Während sich im letzten Jahrzehnt vor allem Bildauflösung und die möglichst störfreie Aufnahme, Übertragung und Wiedergabe von Audiosignalen weiterentwickelt haben und Konferenzräume audiotechnisch vollständig und angenehm implementiert werden können, ist der nächste Schritt nun die vollständige Kamera-Ausleuchtung. Moderne Multikamera-Systeme sorgen für eine umfassende optische Abdeckung des Konferenzraums, sodass alle Teilnehmer, unabhängig von ihrer Position im Raum, optimal erfasst werden. Diese Systeme arbeiten mit intelligenten Softwarelösungen zusammen, die automatisch die sprechende Person fokussieren und somit eine dynamische und natürliche Gesprächsatmosphäre schaffen. Dies ist besonders wichtig in hybriden Besprechungen, bei denen es darauf ankommt, dass remote zugeschaltete Teilnehmer ebenso gut integriert sind wie diejenigen vor Ort.

2. Technologische Anforderungen und Lösungen

Die Implementierung effektiver Videokonferenzlösungen erfordert eine durchdachte und zuverlässige AV/IT-Infrastruktur. Diese ist das Rückgrat moderner Arbeitsumgebungen, die auf Hybrid- und Remote-Arbeit setzen. Neben der Ausstattung von Teammitgliedern mit mobilen Geräten, die ihnen die Teilnahme an Remote-/Hybrid-Meetings ermöglichen liegt die Herausforderung vor allem in der Ausstattung der Konferenzräume selbst. Hier sind zuverlässige und benutzerfreundliche Systeme gefragt, die eine einfache Bedienung sicherstellen und auf die notwendigen Use Cases abgestimmt sind. Multikamera-Systeme spielen dabei künftig eine zentrale Rolle, da sie den gesamten Raum abdecken und sicherstellen, dass alle Teilnehmer, unabhängig von ihrer Position im Raum, gut sichtbar sind. Diese Kamerasysteme sollten idealerweise mit automatischer Sprecherverfolgung ausgestattet sein, um den Fokus dynamisch auf die sprechende Person zu richten und somit eine natürliche Gesprächsatmosphäre zu schaffen.

Neben der visuellen Komponente ist auch die Audioqualität von entscheidender Bedeutung. Hochwertige Mikrofone und Lautsprecher sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer klar und deutlich gehört werden. Raummikrofone, die die gesamte Klanglandschaft eines Raums erfassen, tragen dazu bei, eine natürliche und störungsfreie Kommunikation zu ermöglichen. Dazu gehört darüber hinaus das professionelle Processing von Audiosignalen und ggf. die Anpassung der Raumakustik. Um Überraschungen zu vermeiden, kann hier eine im Vorhinein durchgeführte elektroakustische Simulation sinnvoll sein. Dabei wird die Umgebung digital nachgebildet und die Akustik im Raum in bestimmten Szenarien simuliert. So lässt sich zum einen das erwünschte Ergebnis bereits vorher objektiv definieren und zum anderen können notwendige Änderungen an der Raumakustik bereits vor Beginn der medientechnischen Integration erkannt und in die Wege geleitet werden.

Zu guter Letzt sollte auch die Wartung und das Monitoring dieser Systeme bedacht werden, da sie heutzutage eindeutig zum Produktivfaktor geworden sind. Ausfälle und Störungen kosten bares Geld. Eine kontinuierliche Überwachung der Technik gewährleistet, dass Störungen schnell erkannt und behoben werden können, bevor sie den Ablauf eines Meetings beeinträchtigen oder ggf. auf einen anderen Raum ausgewichen werden kann. Dazu können neben regelmäßigen Wartungen und Supportverträgen auch Anwenderschulungen beitragen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind Schlüsselelemente einer erfolgreichen AV/IT-Strategie. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Technologien skalierbar sind und mit den sich ständig ändernden Anforderungen der Arbeitswelt mithalten können. Dies umfasst nicht nur die aktuelle technische Ausstattung, sondern auch die Fähigkeit, zukünftige Innovationen und technologische Fortschritte zu integrieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und eine optimale Konferenzerfahrung bieten können.

3. Multikamera-Systeme: Ein tieferer Einblick

Multikamera-Systeme werden sich aller Wahrscheinlichkeit nach als eine Schlüsseltechnologie für moderne Videokonferenzen etablieren. Sie bieten eine umfassendere Videoabdeckung von Konferenzräumen und tragen somit zu einem anstrengungsärmeren und natürlicherem Konferenzerlebnis bei. Diese Systeme bestehen aus mehreren Kameras, die strategisch im Raum platziert sind, um alle Teilnehmer optimal zu erfassen. Dies ist besonders wichtig in hybriden Meetings, wo eine gleichberechtigte Einbindung aller Teilnehmer – ob vor Ort oder remote – von entscheidender Bedeutung ist.

Multikamera-Systemen ermöglichen die automatische Sprecherverfolgung. Das heißt, dass die Kamera automatisch auf die Person fokussiert, die gerade spricht, und somit eine dynamische und natürliche Gesprächsatmosphäre schafft. Dies ist besonders in großen Konferenzräumen nützlich, in denen Teilnehmer an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Winkeln zu der klassischen Front-Kamera sitzen. Die Technologie sorgt dafür, dass remote zugeschaltete Personen das Gefühl haben, direkt im Raum anwesend zu sein, indem sie nahtlos zwischen den verschiedenen Kameraperspektiven wechseln.

Die Integration von Multikamera-Systemen in bestehende Raumkonzepte erfordert sorgfältige Planung und technische Expertise. Die Kameras müssen so positioniert sein, dass sie den gesamten Raum abdecken, ohne dabei die Bewegungsfreiheit der Teilnehmer einzuschränken. Zudem müssen die Kameras mit der restlichen AV/IT-Infrastruktur kompatibel sein und sich problemlos in die vorhandenen Systeme integrieren lassen.

Praktische Erfahrungen zeigen, dass die Implementierung solcher Systeme erhebliche Vorteile mit sich bringt. Sie verbessern die Flexibilität und Qualität von und ermöglichen Remote-Teilnehmern, sich auch bei hybriden Meetings voll eingebunden zu fühlen. Indem sie eine klare und ununterbrochene Kommunikation ermöglichen, helfen sie, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern sowie die gefühlte Anstrengung langer Hybrid Meetings zu reduzieren.

4. Herausforderungen bei der Implementierung

Die Implementierung von Multikamera-Systemen und fortschrittlichen Videokonferenztechnologien bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die sorgfältig adressiert werden müssen. Eine der größten Hürden ist die Bedienungsfreundlichkeit der Systeme. In vielen Fällen sind Nutzer mit der schnellen technologischen Entwicklung und der großen Anzahl an technischen Komponenten im Raum überfordert, was zu Bedienfehlern und ineffizientem Einsatz der Technik führt – Stichwort Time to Productivity. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die Komplexität der Systeme zu reduzieren und eine einheitliche, intuitive Benutzeroberfläche zu entwickeln, die sich an den Use Cases im Raum orientiert. Dazu muss die Kompatibilität der eingesetzten technischen Komponenten sichergestellt werden.

Ein weiterer kritischer Aspekt ist – wie oben bereits angedeutet – der technische Support und die Wartung der Systeme. Eine kontinuierliche Überwachung und schnelle Reaktionsfähigkeit bei technischen Problemen sind entscheidend, um die Ausfallzeiten zu minimieren und die Zuverlässigkeit der Videokonferenzsysteme sicherzustellen. Darüber hinaus ist die Flexibilität bei der Integration neuer Technologien ein wesentlicher Faktor. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre AV/IT-Infrastruktur skalierbar und anpassungsfähig ist, um zukünftige technologische Entwicklungen und sich ändernde Anforderungen problemlos integrieren zu können. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und regelmäßige Evaluierung der bestehenden Systeme, um sicherzustellen, dass sie laufend auf dem neuesten Stand der Technik sind.

Außerdem sollte sich die Implementierung fortschrittlicher Videokonferenzsysteme immer auch an strategischen und geschäftlichen Zielen orientieren. Die Technologie soll zur Erreichung bestimmter übergeordneter Ziele beitragen und nicht zum Selbstzweck werden. Die Technik sollte darauf ausgerichtet sein, die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kommunikation zu erleichtern. Eine klare strategische Vision und Zielsetzung stellen sicher, dass die Investitionen in AV/IT-Technologien den maximalen Nutzen für das Unternehmen bringen. Hierzu sollte bereits vor Umsetzungsbeginn ein klares Bild davon existieren, was am Ende genau die Zielsituation sein soll.

5. Der Mensch im Mittelpunkt

Eines darf man bei all dem nicht vergessen: Auch in der modernen New Work-Arbeitswelt soll der Mensch unbedingt das zentrale Element bleiben. Soziale Aspekte und Teambildung spielen hierbei eine entscheidende Rolle.

Der direkte menschliche Kontakt, sei es physisch oder virtuell, ist essenziell für eine effektive Zusammenarbeit und Teamdynamik. Videokonferenzen können persönliche Treffen nicht vollständig ersetzen, doch sie bieten die Möglichkeit, trotz räumlicher Distanz den Austausch und die Zusammenarbeit zu unterstützen. Technologien, die eine hohe Bild- und Tonqualität gewährleisten, tragen dazu bei, eine möglichst natürliche und realitätsnahe Kommunikation zu ermöglichen, was besonders in hybriden Arbeitsumgebungen von großer Bedeutung ist.

Doch sollte man sich nicht auf technische Aspekte beschränken: Die Hybrid Work Strategie einer Organisation sollte immer auch menschliche, organisatorische und Team-Aspekte berücksichtigen. Die Individualität des Einzelnen darf dabei nicht zu kurz kommen: Wir alle haben unterschiedliche Arbeitsstile und Präferenzen, was bedeutet, dass eine Einheitslösung selten optimal ist. Einige bevorzugen strukturierte und klar geregelte Arbeitsabläufe, während andere größtmögliche Flexibilität waren wollen. New Work erfordert daher ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortung – es ist eben mehr als Remote Work und Videokonferenzen. Unternehmen sollten hier mit Teambuilding und Schulungen unterstützen und eine starke Kultur in ihrer Organisation schaffen. Nur so kann dieser grundlegende Wandel in der Arbeitswelt zur Erfolgsgeschichte werden.

7. Konferenzsystem Best Practices

Für Unternehmen, die Multikamera-Systeme und fortschrittliche Videokonferenztechnologien implementieren möchten, sind einige bewährte Praktiken zu hilfreich. Erstens sollte das Raumkonzept in enger Abstimmung mit der Technik entwickelt werden. Ein gut konzipierter Raum, der Technik und Möbel harmonisch integriert, schafft die besten Voraussetzungen für effektive Meetings. Beginnen Sie mit der Auswahl der passenden Möbel und planen Sie dann die Platzierung der technischen Geräte. Insbesondere sollten hier die gewünschten Anwendungsfälle und die akustischen Gegebenheiten beachtet werden und die technische Seite nicht zu spät einbezogen werden.

Zweitens ist die Benutzerfreundlichkeit von zentraler Bedeutung. Investieren Sie in intuitive, nutzerorientierte Benutzeroberflächen. Ein einheitliches Bedienkonzept reduziert die Komplexität und minimiert Bedienfehler.

Drittens ist die Flexibilität bei der Auswahl der technischen Komponenten wichtig. Setzen Sie auf skalierbare und interoperable Systeme, die auf standardisierten Technologien basieren. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Anpassung und verhindert kostspielige Nachrüstungen.

Viertens sollten Sie das Vorhaben auch aus einer strategischen Sichtweise betrachten und sicherstellen, dass die Technologie zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele beiträgt. Technik sollte kein Selbstzweck sein, sondern die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter steigern und die Zusammenarbeit verbessern.

Schließlich ist ein zuverlässiger technischer Support unerlässlich. Ein gut organisierter Support, das schnell auf Probleme reagiert und proaktive Wartung betreibt, stellt sicher, dass die Systeme jederzeit einsatzbereit sind. Durch die Umsetzung dieser Tipps können Unternehmen eine reibungslose und effektive Integration fortschrittlicher Videokonferenztechnologien gewährleisten.

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