Videokonferenzen kommen nicht nur in Unternehmen vor, auch in Verwaltungen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen gehören hybride Sitzungen inzwischen zum Alltag. Damit hybride Verwaltungssitzungen störungsfrei und effizient durchgeführt werden können, braucht es ein modernes und durchdachtes medientechnisches Konzept. Ein Handmikrofon und eine Webcam reichen inzwischen lange nicht mehr aus.
Warum ein hybrider Sitzungssaal in der Verwaltung unverzichtbar ist?
In der heutigen Zeit finden viele Verwaltungssitzungen hybrid statt. Teilnehmer können dadurch flexibel an der Sitzung teilnehmen. Damit die Teilnehmer vor Ort und remote auf Augenhöhe kommunizieren und Entscheidungen treffen können, braucht es Technik, die unkompliziert und reibungslos läuft.
Moderne Medientechnik bietet dabei viele Vorteile:
- Gleichwertige Beteiligung – vor Ort und digital: Dank hochwertiger Audio- und Videotechnik fühlen sich auch zugeschaltete Personen aktiv eingebunden und können sich problemlos in Diskussionen einbringen.
- Klare Sprachverständlichkeit: Durch professionelle Mikrofonie und Lautsprechertechnik versteht man jeden Beitrag.
- Effizientere Arbeitsabläufe: Lösungen zur digitalen Abstimmung und automatisierten Protokollierung erleichtern den Ablauf und das Dokumentieren der Sitzung.
Welche Technik kommt in einem hybriden Sitzungssaal zum Einsatz?
Das medientechnische Konzept in einem hybriden Sitzungssaal muss individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung angepasst werden. Dabei werden die architektonischen Gegebenheiten und die bereits existierende Technik und IT-Infrastruktur berücksichtigt. Der wichtigste Aspekt beim Einsatz der Technik ist die einfache und intuitive Bedienung. Die meisten Sitzungssäle haben folgende Lösungen implementiert:
- Multikamera-Systeme: Intelligente Multikamera-Systeme mit automatischer Sprechererkennung erfassen und rücken die jeweils sprechende Person automatisch ins Zentrum.
- Mikrofon- und Lautsprechersysteme: Für eine optimale Sprachverständlichkeit – sowohl im Raum als auch in digitalen Konferenzen – sind hochwertige, gleichmäßig verteilte Lautsprecher sowie Mikrofone entscheidend. Besonders in Sitzungssälen empfiehlt sich der Einsatz einer Diskussionsanlage.
- Visualisierung: LED-Wände, Displays oder Projektoren zeigen die Remoteteilenehmer, Präsentationen oder Tagesordnungen klar und gut lesbar an – auch aus größerer Entfernung.
- Mediensteuerung: Über Touchpanels lassen sich alle Komponenten zentral bedienen. Auch die Steuerung der Raumbeleuchtung, Jalousien oder des Klimas kann integriert werden.
- Abstimmungssoftware: Abstimmungstools erlaubt es Teilnehmern, schnell und nachvollziehbar über Anträge abzustimmen und die Anzeige der Ergebnisse in Echtzeit.
- Protokollierungssoftware: Durch Audio- oder Videoaufzeichnung sowie spezielle Protokollierungssoftware lassen sich Sitzungen automatisch erfassen und transkribieren. Dadurch wir die Erstellung eines Sitzungsprotokolls erheblich vereinfacht.
- Barrierefreiheit: Lösungen wie induktive Höranlagen oder Infrarotsysteme ermöglichen hörgeschädigten Personen stellen sicher, dass auch Menschen mit Hörbeeinträchtigung uneingeschränkt dem Geschehen im Sitzungssaal folgen können.
Ein gut ausgestatteter, hybrider Sitzungssaal ist heute ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen und zukunftsfähigen Verwaltung. Mit durchdachter Medientechnik lassen sich Sitzungen effizienter gestalten und Entscheidungen transparenter machen – eine solide Basis für die digitale Weiterentwicklung im öffentlichen Bereich.
